Счет по email. Как оплатить выставленный счет Отправка счета из 1с на почту покупателя

Уже многие предприятия малого бизнеса по достоинству оценили программу «1С:Управление небольшой фирмой 8». Она легко настраивается под потребности конкретной организации и позволяет не только оперативно вести торговый, складской, производственный учет, учет денежных средств, но и помогает и руководителю, и менеджерам планировать свою работу и принимать своевременные управленческие решения. В предлагаемой статье методисты фирмы «1С» рассказывают о том, как из «1С:Управление небольшой фирмой 8» можно отправить сообщения по электронной почте. Такая функциональная возможность поможет сэкономить время и сделает ежедневную работу пользователей еще более удобной и эффективной.

В «1С:Управление небольшой фирмой 8» (УНФ), как и в других программных продуктах фирмы «1С», реализована возможность работы с почтовыми сообщениями.

Чтобы ею воспользоваться, сначала необходимо настроить учетные записи пользователя. Это может сделать пользователь с установленными базовыми правами (см. рис. 1).

Рис. 1

Настройка учетных записей осуществляется в форме Учетные записи электронной почты . Форма открывается соответствующей командой в разделе Настройка и администрирование (см. рис. 2).

Рис. 2

В форме учетной записи необходимо указать следующие данные:

1. Сведения о пользователе :

• имя - например, ФИО владельца учетной записи;
• адрес электронной почты выбранного Интернет-сервиса.

Аутентификация :

• адрес электронной почты выбранного Интернет-сервиса;
• пароль, который используется для входа в почтовый ящик.

Отдельная форма Дополнительные свойства сервера почты вызывается с помощью команды Дополнительные настройки сервера почты (см. рис. 3).Сведения для ее заполнения также берутся из информации Интернет-сервиса.

Рис. 3

Для проверки введенных параметров учетной записи используется команда Проверка учетной записи (рис. 4).

При этом отправляется стандартное почтовое отправление и проверяется возможность соединения с сервером входящих почтовых сообщений.

В результате, на указанный почтовый адрес придет тестовое сообщение.

Рис. 4

Возможность отправки почтового сообщения доступна из печатных форм внешних документов, таких как Заказ поставщику , Счет на оплату , Счет-фактура , Акт выполненных работ и т. д. На рисунке 5 представлен пример отправки почтового сообщения из печатной формы документа Заказ поставщику .

Для формирования почтового сообщения нужно воспользоваться кнопкой со знаком @ на командной панели печатной формы документа. В этом случае печатная форма документа отправится с почтовым сообщением в виде прикрепленного файла.

Рис. 5

Получение адресатом почтового сообщения.

Формат прикрепленного документа зависит от выбора, который программа «1С:Управление небольшой фирмой 8» предлагает сделать на этапе формирования почтового сообщения (см. рис. 6).

Рис. 6

Отправить почтовое сообщение можно также из формы списка документов, например События . В этом случае кнопка со знаком @ расположена справа, на информационном поле, относящемся к выбранному документу. В остальном процедура формирования и отправки почтового сообщения не отличается от отправки почтового сообщения из печатной формы документа (см. рис. 7).

Рис. 7

Остается только добавить, что в качестве прикрепленного файла могут выступать не только документы программы «1С:Управление небольшой фирмой 8», но также и файлы, имеющиеся на диске пользователя.

Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно загрузить документы от поставщика по электронной почте?

Видеоролик выполнен в программе «1С:Бухгалтерия 8» (релиз 3.0.42.84).

Существенно упростить процесс обмена документами между контрагентами, а также снизить затраты на доставку документов, приобретение расходных материалов и хранение архивов поможет переход на электронный документооборот (ЭДО). С 8 апреля 2011 года действует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который определил порядок получения и использования электронной подписи и обязанности участников обмена электронными документами. Подробнее об обмене электронными документами см. в справочнике «Обмен электронными документами» в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет» .

Если же контрагенты не являются участниками ЭДО, то упростить процесс регистрации первичного учетного документа в информационной системе поможет обмен документами по электронной почте.

Документы учетной системы Счет покупателю , Реализация (акт, накладная), Счет-фактура выданный можно отправить контрагенту по электронной почте (по кнопке Отправить по электронной почте с изображением конверта). Документ отправляется в виде приложенного к письму файла в формате, выбранном пользователем. Также к письму приложен файл, предназначенный для загрузки получателем в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0).

Загрузить полученные от поставщика документы можно в формах списков документов.

Счета на оплату загружаются в форме списка документов Платежные поручения . Накладные и акты - в списке Поступление (акты, накладные).

Получатель может загрузить документы вида или УПД из файлов с расширением xls, mxl или в формате, утвержденном ФНС России. Загружать документы можно из файла или из электронной почты. Выбрать способ загрузки можно в форме списка документов поступления по кнопке Загрузить . При загрузке программа проверяет соответствие формату и сообщает о результатах проверки.

При загрузке документов ТОРГ-12, Акт приемки-сдачи работ (услуг) или УПД создается документ учетной системы Поступление (акт, накладная) , в котором автоматически заполняются необходимые реквизиты. К документам поступления дополнительно может быть создан документ Счет-фактура полученный.

Если товар или услуга поступает к получателю от поставщика впервые, и номенклатуры покупателя и поставщика не синхронизированы, то в открывшейся форме Сопоставление данных по номенклатуре необходимо заполнить поле Номенклатура , выбрав соответствующую позицию из справочника Номенклатура , и нажать на кнопку Записать и закрыть .

Настройка учетных записей электронной почты осуществляется в разделе Администрирование - Органайзер. Адрес электронной почты контрагента должен быть указан в форме элемента справочника Контрагенты.

Обращаем внимание, что загруженные документы из электронной почты (из файла) не являются юридически значимыми документами, поэтому и у покупателя и у продавца должны быть надлежаще оформленные документы в бумажном виде.

В конфигурациях 1С в настоящее время есть очень удобный сервис отправки счетов на оплату покупателям напрямую из программы, для этого не нужно печатать документ или сохранять его во внешние файлы, достаточно лишь нажать кнопку отправки и указать электронный адрес получателя. И особенно важен тот факт, что счет можно сформировать сразу с факсимильной подписью и печатью, а также добавить в него логотип вашей организации. В этой статье я расскажу о том, как настроить такую удобную функцию в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8.

Первым делом, хочу показать вам, каким должен быть готовый результат нашей работы. В том случае, если мы хотим сформировать счет с подписью руководителя и печатью, после выполнения всех настроек печатная форма документа будет выглядеть следующим образом:

Для того, чтобы загрузить в программу информацию о подписи и печати, переходим на вкладку "Главное" и заходим в справочник "Организации"

Открываем нужную организацию и разворачиваем поля раздела "Логотип и печать".

Первым делом, щелкаем по ссылке "Инструкция "Как создать факсимильную подпись и печать". Программа нам сообщает, что необходимо распечатать предлагаемый лист, подставить на нем подписи и печать и отсканировать в форме рисунка. После этого открываем получившийся рисунок в графическом редакторе (я использовала стандартный Paint), вырезаем нужные области и сохраняем как отдельные файлы в формате png.

Затем загружаем получившиеся изображения в программу по ссылкам "Загрузить печать" и "Загрузить подпись".

Как вы видите, также в программу есть возможность загрузить логотип организации, который тоже будет отображаться в печатной форме счета.

Теперь можно открывать счет и пробовать распечатать новую форму. Для этого переходим на вкладку "Продажи", выбираем пункт "Счета покупателям", находим нужный документ и нажимаем кнопку "Печать" - "Счет на оплату (с печатью и подписями)".

Если нам нужно отправить счет по электронной почте, то нажимаем на кнопку с изображением конверта, расположенную справа от кнопки печати. При этом программа также поинтересуется, какую форму мы хотим отправить

Выбираем вариант с печатью и подписями. При необходимости можно открыть и посмотреть получившийся счет из формы отправки. Если всё хорошо, остается только указать получателя и нажать "Отправить".

В том случае, если вы раньше не отправляли счета покупателям напрямую из 1С, необходимо сначала настроить параметры учетной записи электронной почты. Для этого переходим на вкладку "Администрирование" и выбираем пункт "Органайзер".

Затем пункт "Учетные записи электронной почты". Создаем новую запись, указываем адрес своей электронной почты, пароль и имя отправителя, сохраняем информацию. Теперь можно спокойно использовать данный удобный функционал, отправляя счета на оплату покупателям напрямую из 1С: Бухгалтерии. Если у вас остались вопросы, то можно задать их в комментариях к статье.

Существует несколько способов оплаты счетов, выставляемых компанией или индивидуальным предпринимателем за приобретаемый товар или использованные услуги. Например, начинающий предприниматель, покупая первоначально необходимое оборудование, получает счет, который базируется на сформированной смете интересующего товара. Когда бизнесмен оформляет заказ, ему выписывают счет, который нужно оплатить. Для этого предпринимателю следует ознакомиться со способами оплаты.

Оплата посредством наличного расчета

Наличный расчет на сегодняшний день считается наиболее простым и незамысловатым. Покупателю необходимо приехать в главный офис либо в магазин и оплатить наличными деньгами предоставленный ему счет.

Однако использование данного способа в некоторых ситуациях затруднено или вовсе невозможно. Например, когда продавец находится в тысяче километров от покупателя. Полет в город, где находится продавец, с целью оплаты счета сложно назвать целесообразным. Тут предпринимателю необходимо просто воспользоваться другим способом – безналичным расчетом. Как показывает статистика, сегодня в малом бизнесе не более пяти процентов производимых расчетов являются наличными.

Оплата посредством безналичных расчетов

С развитием технологий и переходом всего мира на карточную систему получения заработной платы, тема оплаты выставленного счет посредством безналичных расчетов стала особенно актуальна.

Существует два вида безналичной оплаты:

Оплата счета в банковской организации. Любой современный выставленный счет можно оплатить в кассе банковской организации. Однако данный способ имеет свой весомый минус. За оплату счета каждый банк устанавливает свою комиссию, которую дополнительно должен заплатить покупатель.

Размер такого налога колеблется в рамках от двух до семи процентов, то есть, чем выше сумма платежа, тем большую сумму комиссии придется заплатить в пользу банковского учреждения. Например, за оплату счета суммой двести тысяч рублей комиссия будет равняться четырем – четырнадцати тысячам рублей. Подобные издержки, конечно, нежелательны, поэтому покупатель может использовать следующий способ расчета;

Оплата на расчетный счет. Каждая организация имеет свой расчетный счет, куда зачисляются денежные средства после осуществления сделки купли/продажи. Предприниматель, отрывающий ИП или занимающийся частным предпринимательством, также должен будет открыть личный расчетный счет, куда покупатели будут зачислять оплату.

Минусом можно назвать ежемесячную оплату ставки за использование услуги. Обычно сумма такой оплаты составляет от 500 до 2000 рублей в зависимости от предоставляемого спектра возможностей. Однако имеются и неоспоримые плюсы. За выполнение конкретной операции взымается фиксированная ставка, которая в среднем равняется 25 рублям. То есть за оплату одного миллиона рублей будет взята комиссия 25 рублей. К плюсам также относится тот факт, что информация обо всех переводах сохраняется в банковской организации. Предприниматель может не беспокоиться о том, что все данные могут пропасть, повредиться и так далее.

Платежное поручение

Перечисление денежных средств с личного счета осуществляется посредством расчета по предъявленному платежному поручению. Данное поручение может быть, как электронным, так и распечатанным на бумаге. Набирается платежное поручение при помощи специфических бухгалтерских программ банка и выводится на бумажный носитель. Чаще всего используется программа под названием 1С Предприятие.

Cам использую для заработка:

Workzilla - удаленная работа для каждого
Качественные бизнес-планы с гарантией

Для новичка-предпринимателя установка данной программы на свой компьютер – операция весьма выгодная. Лицензия 1С Предприятие стоит около трех тысяч рублей. Программа достаточно проста, легка в использовании, имеет множество полезных опций, которые будут полезны и понятны начинающему бизнесмену.

Платежное поручение может быть сделано самостоятельно или с помощью банковского работника, который ведет расчетный счет конкретного предпринимателя. Цена данной услуги в среднем составляет сто рублей, что полностью исключает надобность разбираться в незнакомой программе. Бизнесмен также может установить специальную программу для работы с платежными поручениями и их оплаты через интернет. В таком случае, для расчетов даже не придется покидать стены собственного дома или офиса.

Читайте еще: Что такое прибыль доступным языком

Счёт на оплату в основном требуется распечатать в том случае, когда необходимо получить предоплату по договору. Для этого нужно заключить договор с контрагентом на поставку товара, оказание услуги или выполнение работы (далее по тексту товар), прописав в нём условия по предоплате. Сформировать и распечатать его не так сложно. Давайте рассмотрим операцию по формированию и распечатке, используя программу «1С: Бухгалтерия 8 версия 3» .

Как выставить счёт в 1С на оплату?

Для выставления счета на оплату в программе 1с необходимо войти в раздел «Продажи» и выбрать в блоке «Продажи» позицию «Счёт на оплату покупателям».

Заходим в журнал регистрации счетов на оплату. В этом журнале можно создать счёт на оплату:

• Новый;
• На основании уже созданного документа.

Новый счёт создается в основном на предоплату, а при выборе «Создать на основании» формируется в основном на отгруженный товар.

Номер проставляется автоматически с присвоением уникальности.

Дата выходит текущая, но её можно менять.

Поле «Оплатить до» — это дата, до которой должна быть произведена оплата по сформированному документу.

В поле статус выводиться информация о состоянии счёта:

• Не оплачен;
• Оплачен;
• Оплачен частично;
• Отменён.

В открывшейся форме заполняем такие поля как:

• Организация;
• Контрагент:
• Договор.

Вначале выбираем «Организацию». После этого находим необходимого «Контрагента» из справочника «Контрагенты». Если в справочнике данного покупателя нет, то его необходимо создать, нажав на кнопочку со знаком «+».

На экран выходит карточка, в которой нужно заполнить такие поля по контрагенту:

• Наименование;
• Полное наименование;
• Входит в группу;
• Страна регистрации;
• ОГРН;
• Банк;
• Номер банковского счёта;
• Адрес и телефон;
• Дополнительная информация.

Для автоматического заполнения реквизитов по контрагенту, необходимо в поле, где написано «Начните отсюда» указать наименование или ИНН контрагента. После этого выходит сообщение в котором написано, что необходимо обратиться к интернет-поддержке пользователей.

Помните, что если Вы написали «Наименование» контрагента, а дополнительно по нему не указали, такие реквизиты как «Регион», «Город, улица», то на экран выйдет весь список организаций зарегистрированных в России с таким наименованием.

После заполнения полей «Контрагент» и «Организация» поле «Договор» становится активным.

При заполнении поля «Договор» на экране появиться список договоров с признаком «С покупателем».

В поле скидка предусмотрен выбор для заполнения:

• Не предоставлена;
• На отдельные позиции;
• По документу в целом.

При выборе второй и третьей позиции по скидке, в табличной части добавляются колонки по предоставленной скидке.

• НДС в сумме;
• НДС сверху.

В табличной части документа нужно заполнить две закладки:

• Товары и услуги;
• Возвратная тара.

Далее проверки всех реквизитов и правильности заполненных данных, документ необходимо записать и провести. После этого можно распечатать счёт на оплату воспользовавшись кнопкой «Печать». На экране появиться печатная форма, которая и будет распечатана на принтере.

Можно создавать счёт на оплату на основании, при этом выходит список позиций:

• Оказание производственных услуг;
• Оплата платёжной картой;
• Поступление на расчётный счёт;
• Поступление наличных;
• Произвольный электронный документ;
• Реализация (акт, накладная).

Счёт на оплату заполняется не сложно, но следует помнить, что после заполнения полей в документе лучше перепроверить все занесённые данные, чтобы не было ошибок.